Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik unit organisasinya. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

Human Resource Management System mempunyai 6 buah aktivitas utama, yaitu:

1. Employment Management
2. Performance Management
3. Career Development Management
4. Reward Management
5. Employee Relations Management
6. Termination System

2.1.1 Employment Management (EM)

Employment Management adalah suatu proses seleksi calon karyawan untuk mengisi kekosongan pada struktur organisasi dan rencana perekrutan pada awal tahun (HR Budgeting). Employment Management terdiri dari struktur organisasi, HR Budgeting berupa MPP, dan proses rekrutmen.

Proses rekrutmen adalah serangkaian aktivitas untuk mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam rencana kepegawaian. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

Kebutuhan rekrutmen meliputi 4 hal menurut Angela & friends dalam bukunya yang berjudul Panduan Rekrutmen, yaitu:

Analisis posisi kerja

Proses pengumpulan informasi mengenai tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban yang harus dilakukan oleh pemegang posisi kerja tersebut.

Jabaran tugas

Fakta-fakta mengenai tugas kerja yang harus dilakukan – yakni memberikan laporan mengenai hubungan dengan karyawan yang melaksanakan tugas tersebut, detil-detil mengenai para bawahan, sebuah ringkasan atas tujuan menyeluruh dari tugas kerja itu dan sebuah deskripsi ringkas dari setiap aktivitas utama atau tugas-tugas utama yang harus dikerjakan oleh pelaksana tugas.

Spesifikasi personel

Penetapan pengalaman, kualifikasi dan kemampuan-kemampuan personel yang harus dimiliki oleh seorang pelaksana tugas kerja yang bisa ditentukan melalui 7 kategori ( The Seven – Point Plan ), yaitu:

• Penampilan fisik: kesehatan, bentuk fisik, penampilan, gaya berjalan dan gaya bicara.
• Prestasi: pendidikan, kualifikasi, pengalaman.
• Kecerdasan umum: kemampuan dasar.
• Bakat khusus: bakat mekanik, ketrampilan, kefasihan dalam menggunakan kata-kata atau gambar-gambar.
• Minat: intelektual, praktek, kontruksi, aktivitas fisik, sosial.
• Kecenderungan sifat: muah beradaptasi, pengaruh atas orang lain, ketabahan, sifat ketergantungan pada orang lain, sifat percaya diri.

• Lingkungan: lingkungan rumah tangga, pekerjaan keluarga.

Syarat dan peraturan pekerjaan

Penentuan syarat dan peraturan pekerjaan meliputi gaji, bonus, fasilitas, pensiun, asuransi jiwa, liburan, cuti, dan lain-lain.

2.1.2 Performance Management (PM)

Performance Management adalah suatu evaluasi yang bersifat saling menguntungkan antara perusahaan dan karyawan. Bagi perusahaan, PM bisa merupakan feedback yang menguntungkan dari karyawan untuk kemajuan perusahaan. Sedangkan untuk karyawan, Performance Management bisa menguntungkan untuk kemajuan karir karyawan tersebut. (Managing Human Resources, Sherman & Bohlander).

Objektifitas dari PM adalah:

Memberikan karyawan kesempatan secara reguler mendiskusikan perfoma mereka dengan atasannya.

Memberikan para atasan untuk menidentifikasi kelebihan dan kelemahan dari bawahan mereka.

Memberikan inputan bagi para atasan untuk merekomendasikan program tertentu untuk meningkatkan performa bawahannya.

Memberikan dasar untuk menentukan gaji.

2.1.3 Career Development Management (CDM)

Career Development Management adalah proses yang dilakukan oleh organisasi untuk memilih, menilai, menugaskan, dan mengembangkan para karyawannya guna menyediakan suatu kumpulan orang-orang yang kompeten untuk memenuhi kebutuhan di masa depan. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

2.1.4 Reward Management (RM)

Kompensasi meliputi imbalan finasial dan jasa nirwujud serta tunjangan yang diterima oleh para karyawan sebagai ganti kontribusi mereka kepada organisasi. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

Berikut beberapa tujuan pemberian kompensasi lebih kepada para karyawan, yaitu:

Memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi.

Bersaing dengan range gaji yang ada dipasaran.

Menjaga kesetaraan gaji diantara karyawan.

Memotivasi para karyawan untuk lebih berprestasi.

Menarik karyawan yang baru.

Mengurangi perputaran karyawan yang keluar-masuk.

(Managing Human Resources, Sherman & Bohlander).

2.1.5 Employee Relations Management (ERM)

Employee Relations Management terdiri atas aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya manusia yang berhubungan dengan perpindahan para karyawan didalam organisasi. Aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya manusia memasukkan tindakan-tindakan promosi, transfer, demosi, pengunduran diri, pemecatan, pemberhentian, dan pensiun. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

2.1.6 Termination Management (TM)

Disiplin adalah suatu prosedur yang mengoreksi atau menghukum bawahan karena melanggar peraturan atau prosedur. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora). Tindakan displiner bisa diberikan surat peringatan 1, 2 & 3 tergantung dari kasusnya atau skorsing dan PHK oleh pihak perusahaan kepada karyawannya.

Project management adalah sebuah aplikasi dari pengetahuan, alat-alat kerja, dan teknik untuk menjembatani suatu aktivitas-aktivitas dalam rangka mendapatkan persyaratan-persyaratan dari sebuah proyek, serta mengenai cara mengelola individu-individu yang kreatif dan berfokus pada kreativitas mereka dalam rangka memberikan nilai tambah kepada klien. (Radical Project Management, Rob Thomsett & www.pmi.org)

Ada beberapa nilai yang dianut dalam manajemen proyek menurut Rob Thomsett dalam bukunya Radical Project Management. Nilai-nilai tersebut menghasilkan perilaku manajemen proyek, yaitu:

Partisipatif (participative)

Proaktif (proactive)

Terbuka (open)

Berorientasi-keluar (outward-oriented)

Saling mempercayai (trusting)

Manajemen proyek mempunyai 4 proses besar dalam aktivitasnya, yaitu:

Justifikasi (penyampaian alasan), persetujuan, dan pengkajian-ulang proyek; kegiataan ini mencakup evaluasi proyek yang potensial (proyek yang telah diidentifikasi melalui proses perencanaan strategis dan pengusulan baru), persetujuan studi kelayakan proyek yang sedang berlangsung, pengkajian-ulangargumen bisnis proyek (termasuk analisis biaya-manfaat), dan pengkajian-ulang secara reguler kemajuan proyek dalam rangka mencapai argumen bisnis (business case).

Perencanaan proyek; aktivitas ini menghasilkan informasi manajerial yang menjadi dasar justifikasi proyek (biaya, manfaat, dampak strategis, dan lain-lain), menentukan definisi penggerak bisnis (ruang lingkup, tujuan) yang membentuk konteks untuk solusi teknis, dan menghasilkan jadwal proyek dan alokasi sumber daya yang akan menjadi kerangka kerja proses manajemen proyek lainnya: penelusuran, pelaporan dan pengkajian ulang pasca implementasi.

Perencanaan proyek akan mencakup 10 aktivitas yang saling berhubungan, yaitu:

• Mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, stakeholder, dan proyek terkait.
• Menganalisis dan menyusun skenario nilai tambah dan realisasi manfaat.
• Mendefinisikan persyaratan kualitas produk.
• Memilih strategi pengembangan proyek.
• Menganalisis risiko-risiko proyek dan menyusun rencana manajemen risiko.
• Membuat daftar tugas-tugas yang akan dikerjakan.
• mengesetimasi tugas-tugas proyek dan menyusun perhitungan biaya proyek.
• Menyusun jadwal proyek atau rencana pelaksanaan proyek.
• Mengalokasikan orang-orang dan menyusun perjanjian pekerja proyek.
• Menyusun skenario biaya dan tingkat pengembalian investasi (return-on-investment)

Penelusuran proyek; melibatkan pemantauan kesuksesan proyek, yang mencakup kemajuan aktual proyek dibandingkan dengan rencana, pengumpulan metrik kunci (risiko, biaya, tingkat kecacatan, dll), dan pemantauan kinerja team secara menyeluruh.

Pelaporan proyek; agregasi atau penggabungan informasi mengenai rincian proyek ke dalam sistem pelaporan dan kemudian ke pembaruan argumen bisnis, menyediakan informasi mengenai status proyek, biaya, dan informasi lain yang terkait dengan para sponsor proyek, para stakeholder, dan para manajer proyek dari proyek-proyek terkait, serta mencakup persetujuan penyerahan utama proyek dan, jika diperlukan, persetujuan pelaksanaan sesi-sesi perencanaan selanjutnya.

Menurut Ashu Sharma pada jurnalnya “Implementing Balance Scorecard For Performance Measurement“ tahun 2009, terdapat 9 (sembilan) langkah dalam implementasi BCS hingga sukses, yaitu:

1. Langkah pertama pada proses membangun scorecard dimulai dengan penilaian dari misi dan visi organisasi, tantangan dan nilai-nilai. Hal ini juga termasuk mempersiapkan rencana manajemen perubahan bagi organisasi
2. Langkah kedua, unsur-unsur strategi organisasi, termasuk hasil strategis, tema strategis dan perspektif, yang dikembangkan untuk memusatkan perhatian pada kebutuhan pelanggan dan proposisi nilai organisasi.
3. Pada langkah ketiga, elemen-elemen strategis yang dikembangkan pada langkah satu dan dua, didekomposisi menjadi sebuah tujuan strategis, yang merupakan blok bangunan dasar dari strategi dan menentukan tujuan strategis organisasi. Tujuan yang pertama dimulai dan dikategorikan pada tingkat tema strategis, dikategorikan oleh perspektif, dan terkait dalam hubungan sebab-akibat (peta strategi) untuk setiap tema strategis dan kemudian bergabung bersama-sama untuk menghasilkan satu set tujuan strategis untuk seluruh organisasi.
4. Pada langkah empat, penyebab dan efek hubungan antara tujuan strategis perusahaan yang tertuang dalam peta strategi perusahaan. Tema peta strategi yang dibangun sebelumnya telah bergabung ke dalam peta strategi keseluruhan perusahaan yang menunjukkan bagaimana organisasi menciptakan nilai bagi pelanggan dan stakeholder.
5. Pada tahap lima, tolok ukur kinerja dikembangkan untuk masing-masing tujuan strategis perusahaan. Memimpin dan lagging tindakan diidentifikasi, target yang diharapkan dan batasan yang ditetapkan, serta baseline dan data pembandingan dikembangkan.
6. Pada langkah enam, inisiatif strategis yang dikembangkan yang mendukung tujuan strategis. Untuk membangun akuntabilitas di seluruh organisasi, kepemilikan tolok ukur kinerja dan inisiatif strategis diberikan kepada staf yang tepat dan didokumentasikan dalam tabel data definisi.
7. Pada langkah tujuh, proses pelaksanaan dimulai dengan menerapkan pengukuran kinerja perangkat lunak untuk mendapatkan informasi kinerja yang tepat untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat. Otomasi menambah struktur dan disiplin untuk menerapkan sistem balanced scorecard, membantu transformasi data perusahaan yang berbeda menjadi informasi dan pengetahuan dan membantu mengkomunikasikan informasi kinerja. Singkatnya, otomatisasi membantu orang membuat keputusan yang lebih baik karena menawarkan akses cepat ke data kinerja aktual.
8. Pada langkah delapan, level scorecard perusahaan mengalir ke dalam bisnis dan dukungan scorecard unit, yang berarti scorecard tingkat organisasi (tingkat pertama) diterjemahkan ke dalam unit bisnis atau unit pendukung Scorecard (tingkat kedua) dan kemudian diterjemahkan ke tim dan individu Scorecard (tier ketiga). Menerjemahkan strategi secara terbalik dari tingkat tinggi ke dalam tujuan tingkat rendah, ukuran dan rincian operasional. Cascading adalah kunci untuk penyelarasan organisasi sekitar strategi. Tim dan individu Scorecard link bekerja sehari-hari dengan tujuan departemen dan visi perusahaan. Pengukuran kinerja dikembangkan untuk semua tujuan di semua tingkat organisasi. Sebagai pengukuran kepada sistem manajemen yang mengalir turun melalui organisasi, tujuan menjadi lebih operasional dan taktis, seperti melakukan pengukuran kinerja. Akuntabilitas mengikuti tujuan dan ukuran, sebagai kepemilikan didefinisikan pada setiap tingkat. Penekanan pada hasil usaha dan strategi yang diperlukan untuk memproduksi hasil yang dikomunikasikan ke seluruh organisasi.

Pada langkah sembilan, evaluasi scorecard selesai dikerjakan.

2.1.1      Strengths, Weakness, Opportunities, & Threats (SWOT)

Menurut S.F. Lee dkk, dalam jurnal “Building Balanced Scorecard With SWOT Analysis, And Implementing “Sun Tzu’s The Art Of Business Management Strategies” On QFD Methodology” tahun 2000, pengertian dari SWOT, yaitu:

1. Strengths

Menentukan kekuatan dari perusahaan kita baik dari sisi internail maupun eksternal.

1. Weakness

Menentukan kelemahan dari perusahaan kita baik dari sisi internal, tapi harus dari sisi pelanggan. Hal ini yang akan membantu perusahaan dalam mengantisipasi kelemahan tersebut.

1. Opportunities

Mendefinisikan kesempatan-kesempatan yang ada menjadi strategi bisnis yang baik, sehingga inovasi-inovasi dari perusahaan selalu ada.

1. Threats

Mendefinisikan ancaman-ancaman yang mungkin muncul baik dari sisi internal, pelanggan, dan yang terpenting adalah kompetitor. Hal ini dapat membantu perusahaan bersiap dengan strategi terhadap ancaman-ancaman tersebut.