Fase 1: Pre – Maturity
Step 1 – Launch
Launch adalah adalah kunci untuk memiliki sumber daya yang tepat dan anggaran untuk pelaksanaan APIM. Disinilah dimana kita mendapatkan budget dari manajemen eksekutif. Tanpa dukungan dari mereka, hamper mustahil untuk begerak maju, terlebih dari menggunakan metode agile.
Sumber daya awal dan proses perjanjian dengan tim akan menjadi sebuah proses awal dari Launch. Sangat disarankan, pada tim utama berupa tim kecil saja tergantung dari ukuran perusahaannya. hal ini dikarenakan, apabila tim yang besar dengan orang yang banyak akan menyebabkan lambatnya sebuah proyek berjalan karena terlalu banyak silang pendapat. Dilain pihak, bila kita membuat tim kecil dengan waktu yang terbatas, ini juga bisa menyebabkan keterlambatan pada proyek, ataupun jika didalam tim terdapat orang yang perilaku negative, maka proyek ini dalam ancaman.
Kuncinya adalah mencari keseimbangan pada tim kecil itu. Yang membutuhkan pengawasan yang baik pada saat Launch. Ini mungkin akan membutuhkan waktu yang lama untuk membentuk sebuah tim yang baik, yang cukup handal dalam mengerjakan tugas-tugas mereka.
Executive Steering Committee harus sudah terbentuk sebelum proyek ini bergulir. Tim Executive ini sangat efektif dalam menyediakan informasi dan membantu memecahkan isu-isu yang membutuhkan pengambilan keputusan.
Tapi , ini harus diingat, metode agile, tangkas, harus dipakai, jangan sampai birokrasi yang panjang membuat metode agile ini tidak terlaksana oleh karena panjangnya birokrasi dan approval.
Dalam mencegah agile hilang, maka tim kecil harus dibekali dengan tanggung jawab yang besar dalam mengambil keputusan sendiri dan perubahan yang dibutuhkan untuk mencapai peningkatan proses yang diinginkan.
Langkah terakhir dalam Launch adalah mengadakan kick-off meeting. Yang mana, ada 2 hal yang ada pada kick-off meeting, yaitu:
- Pertemuan kick-off ini haruslah dengan staf ekseskutif
- Setelah sumberdaya dan perjanjian telah dibuat, pertemuan awal dengan tim kecil menjadi aktivitas pertama sehingga mengetahui bagaimana mereka bekerja sama.
Step 2 – Planning
Banyak sekali alasan mengapa sebuah proyek bisa gagal, salah satunya adalah perencanaan proyek yang salah. Perencanaan proyek didepan sangat penting, apalagi dengan metode agile, perencanaan harus benar dan efektif.
Pada fase ini, perencanaan harus dibuat mencakup beberapa hal, seperti:
– Process improvement goals.
– Major milestone dan tugas-tugas terkait
– Pengukuran yang mengindikasikan keefektifan
– Tanggung jawab tim
– Resiko yang mungkin muncul
– Budget
– Criteria sukses pada proyek
Jadwal utama harus selalu dipelihara untuk mencakup semua tugas saat ini, tugas yang akan datang, dan potensi tugas. Setiap tugas saat ini dan mendatang harus diawasi untuk memastikan sumber daya yang sesuai tersedia untuk menyelesaikan tugas-tugas penting seperti yang ditugaskan. Jadwal utama harus dikembangkan dan dikelola oleh tim proses untuk memastikan timelines terpenuhi.
Fase 2: Maturity
Step 1 – Awarness
Penilaian kecil untuk menentukan dimana posisi perusahaan saat ini dan kemana perusahaan ini akan tuju. Focus pada fase ini adalah menemukan dan mengidentifikasi area-area yang lemah untuk diperbaiki atau ditingkatkan sehingga memenuhi criteria dari tujuan perusahaan.
Tujuan dari penilaian kecil akan menetapkan nilai bawah untuk kemajuan dari penilaian tersebut, yang mana akan dicapai pada setiap fase maturity.
Metode yang digunakan untuk penilaian kecil ini harus berdampak kecil terhadap karyawan perusahaan. Minimumnya, penilaian ini mencatat analisa hasil interview dengan karyawan.
Lama, besaran dan cakupan dari penilaian kecil ini tergantung pada keinginan perusahaan dan tujuan dari proyek. Hasil dari penilaian kecil ini harus menghasilkan area yang lemah dan memberikan solusi bagaimana area yang lemah tersebut bisa ditingkatkan.
Step 2 – Triage
Triage berasal dari bahasa Perancis kuno, yang berarti, mengurutkan. Triage digunakan untuk menggambarkan perlakuan terhadap peningkatan proses. Membuat prioritas dengan kategori berbeda dengan pertimbangan untuk menguatkan kelemahan yang ada serta proses yang dibutuhkan untuk menguatkannya. Pertimbangan lainnya adalah keberanian dalam mengambil keputusan pada sebuah proyek, yang mana criterianya harus berdasarkan tiga hal, yaitu: business goals, project goals, dan process goals.
Apapun yang digunakan oleh perusahaan, hal ini harus dilakukan dengan cermat agar mendapatkan apa yang menjadi tujuan perusahaan secepat mungkin.
Pemograman agile menggunakan kartu index menggambarkan cerita mereka. Metode ini sangatlah efektif pada peningkatan proses dengan menggambarkan kebutuhan user.
Step 3 – Resolution
Berdasarkan prioritas, aksi dipilih dan ditugaskan kepada setiap anggota tim untuk resolusi. Untuk setiap aksi, orang yang bertanggung jawab pada tim tersebut wajib membuat implemetasi yang mudah dan cepat. Besarnya perencanaan ini tergantung dari besarnya tugas yang diberikan, tetapi ini harus dibuat semudah dengan informasi yang diperlukan untuk mencapai tugas tersebut.
Berikut beberapa rekomendasi yang diikutisertakan dalam proyek, yaitu: problem definition/objectives/purpose, team members, piloting strategy, desired results, issues and risks, timeline and high level tasks, and deliverables.
Pada saat pembuatan, proses juga harus melibatkan pembuatan business flows, peraturan, prosedur, forms, dan templates. Kuncinya sekali lagi adalah: KISS. Seperti pada pemograman agile, lakukan hal yang sederhana yang akan jalan. Apabila, dulunyan pembuatan dibuatkan dengan kompleks, maka refactoring pada pemograman, juga dapat berarti, membuat code menjadi lebih mudah, bersih, sederhana, dan elegan. Tapi ini tidak mengubah fungsionalitas atau membuat ulang semua proses.
Step 4 – Training
Pelatihan memainkan peran yang sangat vital dalam menerima atau menolak sebuah perubahan proses. Penanganan khusus harus dilakukan untuk pelatihan dalam mendapatkan informasi dari process users. Waktu ini seharusnya dirangkaikan dengan proses bisnis dari spesifikasi pengguna dalam memanuhi kebutuhan mereka seakan mereka mendapatkan pelatihan tentang bisnis proses.
Step 5 – Deployment
Proses yang dirancang harus diuji coba terlebih dahulu sebelum bisnis proses tersebut dilakukan pada proses bisnis perusahaan secara real. Ini sangat penting memastikan proses bisnis ini berjalan, meskipun hanya sebatas teori.
Tim seharusnya berlaku seperti mentor dalam project ini ketika melakukan uji coba pada bisnis proses. Pemeriksaan secara berkala harus dipastikan berjalan dengan baik dalam memenuhi setiap langkah, template, dan deliverable.
Step 6 – Trial
Ketika proses sudah dilakukan uji coba, tim seharusnya melakukan penilaian tentang keefektifan proses bisnis yang dibuat dengan beberapa criteria yang nantinya disetujui atau ditolak oleh mereka.
Fase 3: Post – Maturity
Step 1 – Assess
Fase terakhir adalah Post_maturity yang dimulai dengan penilaian-penilaian kecil yang harus dicapai ketika dilakukan. Metode yang digunakan dapat bervariasi tergantung dari keinginan perusahaan, tapi kuncinya disini adalah mengetahui kelemahan dan bagaimana memperbaikinya.
Step 2 – Improve
Pengembangan yang berkala harus dilakukan oleh perusahaan meskipun proyek telah selesai. Ini dikarenakan oleh banyak hal, seperti organisasi yang berubah, karyawan yang berubah, tujuan bisnis yang berubah, dan masih banyak lagi, yang mana perubahan itu sangat cepat, sehingga membutuhkan peningkatan yang berkala untuk mengatasi perubahan ini.
Dalam rangkap tetap menjadi agile dan menekan biaya pada level minimum, APIM dapat digunakan terus karena pada awalnya sudah digunakan, dan ini perlu seorang analyst untuk membuat proses bisnis masa akan datang.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam peningkatan secara berkala, yaitu
– Improvement measures.
– Audit plans.
– Audit reports.
– Periodic progress assessments.
– Updated risks.
– Updated budget.
– Updated action plan.
– Task-completion criteria.
source: Jacobs, Deb. “Accelerating Process Improvement Using Agile Techniques”, 2006.
