Project management adalah sebuah aplikasi dari pengetahuan, alat-alat kerja, dan teknik untuk menjembatani suatu aktivitas-aktivitas dalam rangka mendapatkan persyaratan-persyaratan dari sebuah proyek, serta mengenai cara mengelola individu-individu yang kreatif dan berfokus pada kreativitas mereka dalam rangka memberikan nilai tambah kepada klien. (Radical Project Management, Rob Thomsett & www.pmi.org)
Ada beberapa nilai yang dianut dalam manajemen proyek menurut Rob Thomsett dalam bukunya Radical Project Management. Nilai-nilai tersebut menghasilkan perilaku manajemen proyek, yaitu:
Partisipatif (participative)
Proaktif (proactive)
Terbuka (open)
Berorientasi-keluar (outward-oriented)
Saling mempercayai (trusting)
Manajemen proyek mempunyai 4 proses besar dalam aktivitasnya, yaitu:
Justifikasi (penyampaian alasan), persetujuan, dan pengkajian-ulang proyek; kegiataan ini mencakup evaluasi proyek yang potensial (proyek yang telah diidentifikasi melalui proses perencanaan strategis dan pengusulan baru), persetujuan studi kelayakan proyek yang sedang berlangsung, pengkajian-ulangargumen bisnis proyek (termasuk analisis biaya-manfaat), dan pengkajian-ulang secara reguler kemajuan proyek dalam rangka mencapai argumen bisnis (business case).
Perencanaan proyek; aktivitas ini menghasilkan informasi manajerial yang menjadi dasar justifikasi proyek (biaya, manfaat, dampak strategis, dan lain-lain), menentukan definisi penggerak bisnis (ruang lingkup, tujuan) yang membentuk konteks untuk solusi teknis, dan menghasilkan jadwal proyek dan alokasi sumber daya yang akan menjadi kerangka kerja proses manajemen proyek lainnya: penelusuran, pelaporan dan pengkajian ulang pasca implementasi.
Perencanaan proyek akan mencakup 10 aktivitas yang saling berhubungan, yaitu:
- Mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, stakeholder, dan proyek terkait.
- Menganalisis dan menyusun skenario nilai tambah dan realisasi manfaat.
- Mendefinisikan persyaratan kualitas produk.
- Memilih strategi pengembangan proyek.
- Menganalisis risiko-risiko proyek dan menyusun rencana manajemen risiko.
- Membuat daftar tugas-tugas yang akan dikerjakan.
- mengesetimasi tugas-tugas proyek dan menyusun perhitungan biaya proyek.
- Menyusun jadwal proyek atau rencana pelaksanaan proyek.
- Mengalokasikan orang-orang dan menyusun perjanjian pekerja proyek.
- Menyusun skenario biaya dan tingkat pengembalian investasi (return-on-investment)
Penelusuran proyek; melibatkan pemantauan kesuksesan proyek, yang mencakup kemajuan aktual proyek dibandingkan dengan rencana, pengumpulan metrik kunci (risiko, biaya, tingkat kecacatan, dll), dan pemantauan kinerja team secara menyeluruh.
Pelaporan proyek; agregasi atau penggabungan informasi mengenai rincian proyek ke dalam sistem pelaporan dan kemudian ke pembaruan argumen bisnis, menyediakan informasi mengenai status proyek, biaya, dan informasi lain yang terkait dengan para sponsor proyek, para stakeholder, dan para manajer proyek dari proyek-proyek terkait, serta mencakup persetujuan penyerahan utama proyek dan, jika diperlukan, persetujuan pelaksanaan sesi-sesi perencanaan selanjutnya.
